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lundi 21 avril 2014

DIRECTION JURIDIQUE ET GESTION DE L'INFORMATION JURIDIQUE PAR LE CLASSEMENT DES DOSSIERS

Pour faciliter la gestion de vos informations juridiques il faut les classer afin d'avoir un accès rapide aux documents. Imaginez, un de vos clients vous accuse de pas avoir respecté les clauses d'un contrat et vous menace de poursuite judiciaire, la meilleure façon de répliquer c'est d'avoir votre contrat en main. Le problème c'est que vous n'arrivez pas à trouver ce contrat parce que vous ne savez pas où il est. Égaré dans le flot de documents que reçoit ou produit votre entreprise, vous ne savez plus quoi faire. 

La solution consiste à classer vos documents juridiques et judiciaires. Ce classement n'est pas figé, il prend la forme des préoccupations de votre entreprise et des habitudes de vos employés. En tant que Juriste d'entreprise vous devez, à partir de votre expérience, être capable d’élaborer une proposition de classement à la Direction Générale susceptible de permettre un accès rapide aux dossiers et une utilisation simple par les usagers de ces dossiers.  

Avant d’élaborer la proposition de classement, il nous faut identifier les différents types de documents juridiques qui doivent être classés. Les différents types de documents juridiques qui feront l’objet de classification sont les suivantes :

Les contrats
De service
De vente
De travail
D’assurance
Les Contentieux
Procès-verbal de constat de juge de Paix
Actes d’huissier (sommation, acte introductif d’instance, etc.)
 Législation haïtienne
Lois, arrêtés, décrets
Recouvrement
            Des reconnaissances de dette
Des factures
Les documents relatifs à la création de l’entreprise de la Société
Les statuts de la société 
Les certificats d’enregistrement des marques
Les modifications de statuts
Les titres de propriété
Acte d’arpentage
Acte notarié
Les Assemblées Générales (ordinaire et extraordinaire)
Divers (ou non classé)

LE CLASSEMENT

Les contrats
Le classement des contrats ce fera à partir des noms et prénoms des cocontractants en ordre alphabétique en utilisant le nom comme première référence, par exemple :

DELVA Pierre Antoine
LOUIS-CHARLES Ruther
PETION Clair-François

Pour les noms seraient similaires, les prénoms serviront de deuxième référence pour le classement alphabétique des contrats, par exemple :

DELVA David
DELVA Marise
DELVA Pierre Antoine

Le classement des contrats dans le cas des entreprises se fera à partir du nom de ceux-ci par ordre alphabétique.

Prêt-à-porter S.A
Réparation en Plus
Tic-Tac Horlogerie S.A

Tous les documents du type contrat seront classés dans le « folder » relatif à ce contrat : les correspondances, les factures, les contrats, les avenants et tous autres documents liés à ce contrat. Cependant, les documents judiciaires seront classés dans des « folder » à part titrés « documents judiciaires ».

Contentieux

Dans ce classement se trouve tous les documents émanant du système judiciaire haïtien. Ils seront classés en fonction des noms et prénoms de la partie adverse soit demandeur ou défendeur par ordre alphabétique, exemple :

Prêt-à-porter S.A vs la Société
Réparation en Plus vs la Société
Tic-Tac Horlogerie S.A vs la Société

Législation Haïtienne

Y seront classés les Lois, Décrets, Arrêtés, Actes réglementaire, Décisions, etc. qui auront ou peuvent avoir une influence ou conséquence sur la vie de l’entreprise. Ils seront classés à partir de diverse branches du droit :

Droit du Travail
Droit commercial
Droit des obligations
Droit fiscal

Recouvrement

Les dossiers de tous les clients qui doivent de l’argent à la société en vue d’éventuelle procédure de recouvrement de créance. Ils seront classés en fonction du nom des clients et par ordre alphabétique.

Les documents relatifs à la création de l’entreprise de la Société

Tout ce qui concerne la société dans sa nature même, livré par une institution de service publique telle que : le Ministère du Commerce et de l’Industrie, Le Ministère des Affaires Sociales ; ou toutes publications dans un journal officiel ou dans un quotidien : le Moniteur ou le Nouvelliste.

Les statuts de la Société
Les certificats d’enregistrement des marques
Les modifications de statuts

Dans cette classification, les certificats d’enregistrement des marques feront l’objet d’un sous classement permettant un meilleur contrôle des dates d’échéance de ces certificats (ils arrivent à terme généralement tous les 10 ans)

Les Assemblées Générales

Les documents produits par toutes Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires. Ils seront classés par la date de la tenue de ces réunions.

AGO tenue en date du 30 septembre 2010
AGE tenue en date du 15 Août 2011
AGO tenue en date du 30 septembre 2011

Les titres de propriété

Les actes notariés et procès-verbaux d’arpentage seront classés dans cette catégorie. On y trouvera tous les biens immeubles et autres susceptibles d’être authentifié par un Officier Public. Ces documents seront classés en fonction de la Chose acquise et en ordre alphabétique, exemple :

Honda CRV 2014 model rd-4
Procès-verbal d’arpentage d’un fond situé à l’Habitation Biassou
Titre de Propriété d’un fond situé à Camp Perrin

Divers

Se trouveront tous les documents ne pouvant pas rentrer dans le classement établie.


Ce classement n’est pas figé, il peut faire l’objet de modification en fonction des besoins de l’entreprise.
A LIRE :


LES GRANDS MOMENTS D'UN CONTRAT




Me Philippe J Volmar
Avocat