samedi 1 novembre 2014

GESTION ADMINISTRATIVE DES CONTRATS

Les contrats ont besoin d’être administrés pour une bonne exécution des obligations ou pour une meilleure préparation à d’éventuels actions en justice dirigées contre votre entreprise. La gestion d’un contrat commence à partir du moment où l’entreprise décide de lancer un projet qui la plupart du temps nécessite de créer des contrats avec d’autres entreprises, l’Etat ou des individus (expert par exemple). Cette administration s’achève avec la fin du contrat mais peu aller au-delà. Le processus ci-dessus devrait vous permettre de mieux gérer la « naissance » jusqu'à la « mort » d’un contrat. Toutefois, cette gestion ne peut se faire sans votre juriste d’entreprise qui est au centre de cette odyssée. Voyons ensemble les diverses étapes de votre gestion. Soulignons tout de suite que selon la taille, le type ou l’objet de votre entreprise ce modèle doit être modifié pour coller parfaitement avec le type d’administration que vous avez.

Création et préparation de projet
L’entreprise décide de lancer une opération : l’approvisionnement d’un distributeur. Avec son équipe, elle discute de la faisabilité, la rentabilité et la légalité de l’opération. Elle a aussi besoin de consultation sur toutes les obligations et droits sur lesquels la loi dispose relativement à l’objet de l’opération en vue de la préparation des négociations.

Négociation avec le partenaire
Début des négociations sur l’approvisionnement. Les différentes clauses du futur contrat sont discutées en fonction des intérêts des deux parties. C’est à partir de là que le contrat commence à prendre forme. Après la conclusion de la négociation, des changements de toutes sortes (financier, économique ou de nouvelles lois) peuvent obliger les parties à renégocier les clauses.

Apres les négociations les points d’accords sont notés pour constituer les divers articles du contrat. Ces points sont transmis au consultant pour la préparation ou la révision de la proposition de contrat. Parfois, c’est l’autre partie qui propose le contrat dans ce cas l’entreprise ne fait qu’attendre le contrat pour ensuite le réviser.

Navette de la proposition de contrat
Période pendant laquelle la proposition de contrat va et vient entre les parties à cause des corrections ou révisions apportées. A chaque révision la proposition de contrat doit être transmise à l’autre partie pour révision par leurs conseillers juridiques respectifs (ou juriste d’entreprise). L’accord mutuel des deux parties sur les dispositions de la proposition est une stricte obligation.
Il est préférable de transmettre la proposition en format PDF pour protéger l’entreprise contre d’éventuelles modifications frauduleuses des clauses.

Signature des parties
La proposition de contrat est acceptée par les deux parties, les représentants doivent maintenant la signer et la faire passer au statut de contrat.

Une fois le contrat signé il doit être archivé pour un meilleur accès au document en cas d’urgence par exemple une action en justice pour inexécution de contrat intentée contre elle. Les contrats sont archivés par ordre alphabétique en fonction du nom des partenaires ou co-contractant. Il sera scanné. L’original sera déposé dans des classeurs alors que le document numérique sera enregistré dans un fichier dans lequel ceux qui sont autorisés pourront avoir accès à tout moment.

Exécution du contrat
L’exécution du contrat commence dès son entrée en vigueur déterminée soit par la date de début de l’exécution soit par la date de signature soit dans un temps indéterminé laissé à la discrétion des parties. L’exécution du contrat est suivie par l’administrateur du contrat.

La fin du contrat
Un contrat prend fin dès qu’il :
  1. arrive à terme : la date de fin du contrat une fois arrivée à sa fin de vie n’est plus exécutoire à moins qu’une clause de reconduction tacite soit prévue. Auquel cas le contrat continu d’être exécutoire tout en relançant un autre cycle.
  2. à la fin de l’exécution : certains contrats prennent fin une fois que l’ouvrage est achevé.
  3. est résilié : un contrat peut être résilié de diverses façons : la résiliation mutuelle, la résiliation unilatérale, résiliation découlant d’un jugement du tribunal.

Dans tous les cas le conseiller juridique doit être consulté pour assurer la légalité et prévenir les risques juridiques qui pourraient exister dans l’opération.

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Me Philippe J Volmar
Avocat-Conseil