mercredi 24 juin 2015

LE SERVICE JURIDIQUE ET LA FIN DES CONTRATS

L’une des tâches les plus importantes de la Direction ou du service juridique est le contrôle de l’arrivée à terme des contrats de l’entreprise. Ne pas avoir ce contrôle peut conduire à des catastrophes plus ou moins grandes. Et les conséquences peuvent être considérables ou dérangeantes. Parfois, on ne souhaite pas continuer une coopération commerciale et, ne pas savoir exactement quand un contrat prend fin peut forcer l’entreprise en question à respecter des obligations dont elle n’en voulait plus, soit pour des raisons financières, soit pour des raisons d’insatisfaction de la qualité des produits ou du service, il y a aussi des risques d’action en justice pour dommages-intérêt, de paiement de service alors que le contrat a expiré. Le service juridique doit être en mesure d’avoir la liste des contrats en application et leurs dates d’expiration afin de rappeler les autres directions et qu’elles puissent décider de leur issus.


Pour avoir ce contrôle, il faut d’abord que tous les contrats soient sous contrôle. Ils doivent être classés selon une nomenclature appropriée à l’entreprise, nous avons déjà écrit un article sur l’archivage des contrats, lisez le ici. Une fois les contrats classés, il faut maintenant préparer la liste des fins de contrat. Une liste qui se modifiera au fur et à mesure que des contrats arrivent à terme ou sont résiliés ou encore de nouveaux contrats y seront. Il y a différent type de fin de contrat dans une pareille liste :

Les contrats qui ont une date de fin :
Leur fin sont clairement défini et sont facile à prévoir puisqu’il suffit de se rappeler de la date.

Les contrats sans date de fin fixe, qui peuvent être :
Ceux qui prennent fin avec la fin des obligations, dans un contrat d’entreprise la fin de l’ouvrage détermine la fin du contrat ;

Ceux qui prennent fin dans un temps donné (jours, semaine, mois, etc.) à partir de la date de signature du contrat. Dans ces genres de contrats la date de signature sert de repère.

Ceux qui prennent fin dans un temps donné (jours, semaine, mois, etc.) à partir de la date du début de l’exécution du contrat. C’est un contrat qui prendra fin dans x mois, par exemple, par rapport à la date où l’ouvrage a commencé ;

Ceux qui ne peuvent prendre fin que par résiliation qui sont des contrats à durée indéterminé.

Les contrats qui se renouvellent automatiquement et immédiatement dites par tacite reconduction après la fin. Un contrat se termine le 12 octobre 2015 et recommence immédiatement le 13 octobre avec les mêmes articles et conditions.

Il y a différente façon de traiter la fin de chacune des catégories de contrats :

Pour les contrats qui ont une date de fin, il suffit de rappeler à l’administrateur que le contrat prendra fin à telle date. Il faut toujours faire le rappel au moins trente jours avant la date de fin du contrat afin qu’il puisse avoir le temps de réfléchir sur ce qu’il va faire du contrat en fonction des besoins de l’entreprise. Parce qu’un contrat à durer déterminé qui prend fin et dont l’exécution continue après cette fin n’est plus un contrat écrit mais verbal beaucoup plus difficile à s’en défaire.

Les contrats qui prennent fin avec la fin des obligations ont une particularité, le service juridique est rarement informé de la fin des obligations qui sont sous le contrôle de l’administrateur. Dans ce cas, il est plus probable que c’est à l’administrateur qu’incombe la responsabilité d’informe le service juridique que l’inverse. Toutefois, il faut de temps en temps s’enquérir auprès de l’administrateur sur l’avancement des obligations ou encore de l’ouvrage.

Ceux qui prennent fin dans un temps donné à partir de la date du début de l’exécution du contrat. Dans ce cas aussi c’est l’administrateur du contrat qui devra informer le service juridique de la date de commencement de l’ouvrage pour déduire la date de fin du contrat. Dans la plupart des cas pratiques des documents administratifs permettent de repérer cette date. 

Les contrats à durée indéterminée prennent fin que par résiliation. Généralement les contrats ont un délai d’information de la résiliation qui ne comporte pas de dommage. Les décisions de résiliation viennent dans la très grande majorité des cas, des administrateurs, voilà pourquoi il faut que le service juridique informe l’administrateur à temps. Pourquoi ? Parce qu’à cause du délai de résiliation il faut aussi surveiller la date de fin du contrat. Pour un délai de résiliation de trente jours on ne peut plus résilier à vingt-neuf jours de la fin du contrat. Plus concrètement, pour un délai de résiliation de trente jours on ne peut plus résilier le 1er juin alors que le contrat prend fin le 30 juin, cela implique qu’il n’y a plus de délai de résiliation pendant les trente derniers jours du contrat.

Les contrats qui se renouvellent automatiquement dites par tacite reconduction doivent être très particulièrement surveillés. Sitôt ces contrats prennent fin ils recommencent immédiatement. Alors imaginez que vous ne voulez plus continuer avec un fournisseur, avec un contrat qui se renouvelle par tacite reconduction si vous ne le notifiez pas à temps vous serez contraint de résilier. Et il faudra faire face au délai de résiliation discuté plus haut, alors que la fin du contrat était à porter de main. Il y a dans tout contrat à tacite reconduction un délai de non renouvellement. C’est un délai au cours duquel vous devez informer l’autre partie que vous ne comptez pas renouveler. Si l’administrateur veut renouveler il n’a rien à faire sinon de continuer l’exécution du contrat mais en revanche s’il ne veut plus continuer il va devoir respecter ce délai sous peine de dommage-intérêt.

Le contrôle de la fin des contrats sous une forme ou sous une autre est très important pour l’entreprise. Et le Directeur juridique doit régulièrement consulter sa liste pour rappeler les administrateurs du statut de leurs contrats.


Me Philippe J. VOLMAR 
Avocat-Consultant