lundi 21 avril 2014

DIRECTION JURIDIQUE ET GESTION DE L'INFORMATION JURIDIQUE PAR LE CLASSEMENT DES DOSSIERS

Pour faciliter la gestion de vos informations juridiques il faut les classer afin d'avoir un accès rapide aux documents. Imaginez, un de vos clients vous accuse de pas avoir respecté les clauses d'un contrat et vous menace de poursuite judiciaire, la meilleure façon de répliquer c'est d'avoir votre contrat en main. Le problème c'est que vous n'arrivez pas à trouver ce contrat parce que vous ne savez pas où il est. Égaré dans le flot de documents que reçoit ou produit votre entreprise, vous ne savez plus quoi faire. 

La solution consiste à classer vos documents juridiques et judiciaires. Ce classement n'est pas figé, il prend la forme des préoccupations de votre entreprise et des habitudes de vos employés. En tant que Juriste d'entreprise vous devez, à partir de votre expérience, être capable d’élaborer une proposition de classement à la Direction Générale susceptible de permettre un accès rapide aux dossiers et une utilisation simple par les usagers de ces dossiers.  

Avant d’élaborer la proposition de classement, il nous faut identifier les différents types de documents juridiques qui doivent être classés. Les différents types de documents juridiques qui feront l’objet de classification sont les suivantes :

Les contrats
De service
De vente
De travail
D’assurance
Les Contentieux
Procès-verbal de constat de juge de Paix
Actes d’huissier (sommation, acte introductif d’instance, etc.)
 Législation haïtienne
Lois, arrêtés, décrets
Recouvrement
            Des reconnaissances de dette
Des factures
Les documents relatifs à la création de l’entreprise de la Société
Les statuts de la société 
Les certificats d’enregistrement des marques
Les modifications de statuts
Les titres de propriété
Acte d’arpentage
Acte notarié
Les Assemblées Générales (ordinaire et extraordinaire)
Divers (ou non classé)

LE CLASSEMENT

Les contrats
Le classement des contrats ce fera à partir des noms et prénoms des cocontractants en ordre alphabétique en utilisant le nom comme première référence, par exemple :

DELVA Pierre Antoine
LOUIS-CHARLES Ruther
PETION Clair-François

Pour les noms seraient similaires, les prénoms serviront de deuxième référence pour le classement alphabétique des contrats, par exemple :

DELVA David
DELVA Marise
DELVA Pierre Antoine

Le classement des contrats dans le cas des entreprises se fera à partir du nom de ceux-ci par ordre alphabétique.

Prêt-à-porter S.A
Réparation en Plus
Tic-Tac Horlogerie S.A

Tous les documents du type contrat seront classés dans le « folder » relatif à ce contrat : les correspondances, les factures, les contrats, les avenants et tous autres documents liés à ce contrat. Cependant, les documents judiciaires seront classés dans des « folder » à part titrés « documents judiciaires ».

Contentieux

Dans ce classement se trouve tous les documents émanant du système judiciaire haïtien. Ils seront classés en fonction des noms et prénoms de la partie adverse soit demandeur ou défendeur par ordre alphabétique, exemple :

Prêt-à-porter S.A vs la Société
Réparation en Plus vs la Société
Tic-Tac Horlogerie S.A vs la Société

Législation Haïtienne

Y seront classés les Lois, Décrets, Arrêtés, Actes réglementaire, Décisions, etc. qui auront ou peuvent avoir une influence ou conséquence sur la vie de l’entreprise. Ils seront classés à partir de diverse branches du droit :

Droit du Travail
Droit commercial
Droit des obligations
Droit fiscal

Recouvrement

Les dossiers de tous les clients qui doivent de l’argent à la société en vue d’éventuelle procédure de recouvrement de créance. Ils seront classés en fonction du nom des clients et par ordre alphabétique.

Les documents relatifs à la création de l’entreprise de la Société

Tout ce qui concerne la société dans sa nature même, livré par une institution de service publique telle que : le Ministère du Commerce et de l’Industrie, Le Ministère des Affaires Sociales ; ou toutes publications dans un journal officiel ou dans un quotidien : le Moniteur ou le Nouvelliste.

Les statuts de la Société
Les certificats d’enregistrement des marques
Les modifications de statuts

Dans cette classification, les certificats d’enregistrement des marques feront l’objet d’un sous classement permettant un meilleur contrôle des dates d’échéance de ces certificats (ils arrivent à terme généralement tous les 10 ans)

Les Assemblées Générales

Les documents produits par toutes Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires. Ils seront classés par la date de la tenue de ces réunions.

AGO tenue en date du 30 septembre 2010
AGE tenue en date du 15 Août 2011
AGO tenue en date du 30 septembre 2011

Les titres de propriété

Les actes notariés et procès-verbaux d’arpentage seront classés dans cette catégorie. On y trouvera tous les biens immeubles et autres susceptibles d’être authentifié par un Officier Public. Ces documents seront classés en fonction de la Chose acquise et en ordre alphabétique, exemple :

Honda CRV 2014 model rd-4
Procès-verbal d’arpentage d’un fond situé à l’Habitation Biassou
Titre de Propriété d’un fond situé à Camp Perrin

Divers

Se trouveront tous les documents ne pouvant pas rentrer dans le classement établie.


Ce classement n’est pas figé, il peut faire l’objet de modification en fonction des besoins de l’entreprise.
A LIRE :


LES GRANDS MOMENTS D'UN CONTRAT




Me Philippe J Volmar
Avocat

vendredi 11 avril 2014

LE CLASSEMENT DES ETABLISSEMENTS D'HEBERGEMENT TOURISTIQUE


Embleme du Ministere du Tourisme
Le décret du 12 mars 1975 sur de l’exploitation des établissements touristiques qui a eu 39 ans le 12 mars dernier prévoit dans son article 17 un classement des établissements touristiques tout comme les étoiles des hôtels. Dans le but de définir et d’organiser ce classement, un arrêté fixant les normes et procédures suivant lesquelles s’effectue le classement des établissements spécialisés dans l’hébergement touristique a été publié le 11 décembre 2013. Cet arrêté, comme stipulé dans son titre ne vise pas les établissements touristiques en générale mais ceux qui s’occupent de l’hébergement des touristes comme les hôtels, les motels, les auberges, etc. Dans ces premiers articles il définit ces établissements comme suit :

Hôtel : établissement qui offre obligatoirement en location des chambres et/ou des suites équipées à une clientèle pour la durée de son séjour. Le nombre de chambres et de suites doit être au minimum au nombre de dix. Il doit aussi assurer un service de restauration.

Motel : établissement situé à proximité d’un axe routier, hors des agglomérations ou à leur périphérie qui loue à une clientèle constituée principalement d’usagers de la route, des unités d’hébergement isolées sous forme de pavillons, ou groupées ensemble, indépendantes et dotée chacune d’une installation sanitaire complète.
Un garage ou des abris de voiture doivent se trouver à proximité immédiate des chambres offertes à la clientèle. Le motel doit offrir un service de restauration de type snack-bar.

Auberge : établissement d’hébergement et de restauration de taille réduite, inferieur à dix chambres, situé hors des agglomérations urbaines, dans un cadre naturel et qui propose aux voyageurs et aux touristes un logement temporaire de type « chambre d’hôtel » contre paiement.

Gîte : ou gite rural est un bâtiment d’habitation indépendant, généralement à la campagne et comportant une ou plusieurs chambres, un salon-salle à manger, une petite ou une grande cuisine, ainsi que des installations sanitaires. Il se loue au week-end, à la semaine ou au mois.

Maison d’hôtel ou d’accueil : maison privée située soit dans des itinéraires touristiques soit dans des sites de haute valeur touristique. La maison offre des chambres et/ou suites équipées. Elle peut également offrir des prestations de restauration et des services d’animations et de distractions. Les propriétaires y habitent et partagent certains services avec leurs hôtes.

Camping : site aménagé situe sur un terrain équipé, clôturé et gardé, qui offre en location des emplacements à même de recevoir des campeurs munis des équipements nécessaires à leur séjour. Il peut également offrir des emplacements équipés de matériels d’hébergement fixe ou roulant. Il doit comporter des services sanitaires et de restauration collective.

Hôtel-boutique : établissement d’hébergement sous forme d’une ancienne demeure d’un palais ou d’une villa comportant 5 chambres au moins, situé dans un environnement urbain ou semi-urbain, se distinguant par un service personnalisé et un décor stylé et/ou sophistiqué.

Resort (station balnéaire) : station touristique considéré dans son ensemble avec toutes les activités qui y sont proposées. Elle est créée autour d’un ou plusieurs parcs d’attraction. Il peut s’agir d’un espace détente (piscine, sauna, spa, salle de sport, etc.) ou encore d’activités de plein air tel qu’on golf.

Tous ces établissements feront l’objet de classement. Mais ce sont aux exploitants de ces établissements de faire la sollicitation auprès du Ministère du Tourisme deux mois avant la mise en exploitation leurs établissements. Les établissements actuellement en fonctionnement devront produire leur demande de classement dans les six mois suivant la publication du l’Arrêté (soit le 11 juin 2014), faute de quoi il sera procédé à leur fermeture.

Le classement est valable pour une durée de deux ans et est mentionné dans la licence délivrée à l’exploitant. Une fois prononcé, l’exploitant doit faire usage de ce classement dans tous les imprimés, matériels de promotion et correspondances, site internet. La dénomination et le classement des établissements doivent être apposés à l’extérieur de l’établissement sur un petit panneau agrée par le Ministère du Tourisme. De même que la licence d’exploitation et les prix des services doivent être affichés à la réception.
Le classement attribué à un établissement fait aussi obligation aux éditeurs de guides, de brochures ou d’annuaires de tourisme de mentionner dans tout document de promotion d’un établissement touristique le classement de celui-ci.

Une commission de Standardisation, de Qualité et Contrôle est prévue par l’arrêté, se trouvant au sien du Ministère du Tourisme, elle devra réaliser l’évaluation des établissements d’hébergement touristique en vue de leur classement. Les processus d’évaluation seront contradictoires c’est-à-dire que l’exploitant pourra faire une contre évaluation et produire des observations sur les faits constatés et demander que ces observations soient consignées dans les rapports. La décision de classement est prise par le Ministère du Tourisme et doit être motivé. Donc le Ministère devra faire savoir pourquoi elle a décidé de classer un établissement dans tel rang. En cas de désaccord, les décisions de classement sont susceptibles de recours administratives auprès du Ministère et de recours juridictionnel par-devant la Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif.

Le classement des établissements d’hébergement touristique est constitué de 5 rangs dit hibiscus dont :

La classe 1 hibiscus correspond à 213 à 229 point
La classe 2 hibiscus correspond à 230 à 329 point
La classe 3 hibiscus correspond à 330 à 467 point
La classe 4 hibiscus correspond à 468 à 500 point
La classe 5 hibiscus correspond à 501 à plus.

Le Ministère du Tourisme modifiera le classement d’un établissement dans une catégorie supérieure ou inferieure selon le cas. Ce changement entrainera une actualisation de la licence d’exploitation. Il peut aussi éliminer un établissement du classement s’il ne répond plus aux normes de la classe 1.

Une grille de classement des établissements d’hébergement touristique est créée et prend en compte plusieurs critères dont nous ne citerons que quelques-uns :
                
  •       Surveillance du stationnement
  •           Existence d’un hall de réception
  •           Ascenseurs obligatoire dans les immeubles à plusieurs niveaux
  •           Existence d’un espace salon
  •           Existence d’espace restaurant
  •           Existence d’espace fumeur ou non-fumeur
  •           Espace sanitaire
  •           Téléphone à disposition 24h/24h à la réception
  •           Agent de sécurité à l’entrée de l’hôtel
  •           Détecteur de fumer
  •           Superficie des chambres
  •           Service à la clientèle.


REFERENCE : Arrêté fixant les normes et procédures suivant lesquelles s’effectue le classement des établissements spécialisés dans l’hébergement touristique a été publié le 11 décembre 2013


Me Philippe J. Volmar
Avocat-conseil


mercredi 2 avril 2014

LES EMPLOYES DE VOTRE ENTREPRISE AYANT DROIT A LA PENSION

La question de la pension des employés est organisée par l’Office National Assurance Vieillesse (ONA). Pour avoir accès à la pension, la loi sur l’ONA prévoit selon l’article 183 du code du travail haïtien :
  1. avoir 55 ans accomplis 
  2. avoir cotisé pendant 20 ans au moins

Une pension d’inaptitude est aussi prévue. Sont concernés par cette pension : 
  1. les employés ayant 55 ans et plus, 
  2. avoir cotise pendant une période inferieur a 10 ans, 
  3. être reconnus inaptes au travail

Une autre pension appelée “Pension d’Invalidité” est aussi versé aux employés qui sont dans l’incapacité de travailler à cause d’une déficience physique ou mentale causée par un accident autre que l’accident de travail. Pour avoir accès a la pension d’invalidité, il faut : 
  1. avoir cotise depuis 10 ans au plus et moins de 20 ans 
  2. être frappes d’invalidité.

En conclusion, le code du travail haïtien, envisage de donner une pension à deux grandes catégories d'employés par rapport à leurs activités:
  1. les employés qui travaillent encore, mais qui ont atteint l'âge de 55 ans
  2. ceux qui ne peuvent plus travailler:


  • soit en raison d'une incapacité physique et mentale en raison d'une maladie non professionnelle ou d'un accident qui n'est pas dû au travail.
  • Ceux qui sont inaptes en raison de l'âge plus de 55 ans



Me Philippe J. Volmar
Avocat-conseil